Qué es VeriFactu: el nuevo sistema obligatorio de Facturación Electrónica

El reglamento de facturación está a punto de sufrir una reforma que aspira a deshacerse de la factura de papel de toda la vida y también de aquellas que no cuentan con el formato adecuado, independientemente de su presentación. Este nuevo sistema recibe el nombre de VeriFactu y su aplicación está a punto de hacerse realidad en los próximos meses en el marco de la nueva Ley Crea y Crece, que afecta a todas las actividades económicas desarrolladas por cuenta propia. 

En este artículo, desentrañaremos todas las claves y cuestiones generales del nuevo sistema de facturación electrónica, cuándo entrará en vigor y cómo afectará a las facturas de empresas, junto con una recopilación de preguntas y respuestas en relación con los sistemas informáticos de facturación y el cumplimiento fiscal correspondiente.

¿Qué es VeriFactu, el nuevo sistema de factura electrónica obligatoria de la AEAT?

VeriFactu viene a ser el nuevo sistema de validación de factura electrónica de la Agencia Tributaria que se engloba dentro de la Ley Crea y Crece. El organismo pretende agilizar, así, la gestión y digitalización de cualquier factura empresarial que se expida mediante aplicaciones informáticas. La idea no es otra que contar con registros de facturación que hayan sido expedidos por sistemas de emisión certificados. El reglamento de facturación electrónica nace, en definitiva, para luchar contra el fraude fiscal y el blanqueo de capitales, entre otros.

En este caso, los procesos de facturación no son muy diferentes a los de otros programas que emiten facturas. La principal novedad de los sistemas Veri*Factu se basa en la estandarización de formatos de acuerdo al reglamento que establece los requisitos técnicos de los sistemas de facturación aprobados por la AEAT, poniendo fin a las facturas expedidas por medios no formales como Word, Excel y otras soluciones que no cumplen con las características y requisitos de facturación y Veri*Factu.

Es decir, una vez entre en vigor, todo profesional por cuenta propia deberá emitir sus facturas a través de este tipo de sistemas informáticos de facturación. En otras palabras, ya no vale con hacer las facturas en Word o cualquier factura hecha a mano. Deberán cumplir con una serie de requisitos especificados en la Orden Ministerial de VeriFactu 2024 que pasaremos a desgranar a continuación.

¿Cuáles son las características del Sistema VeriFactu?

Qué es el VeriFactu es algo que ya ha quedado claro. La cuestión es, ¿qué características tendrá cuando comience a aplicarse? Para que un software esté adaptado a VeriFactu, la nueva ley de Hacienda para facturas establece los requisitos que deben cumplirse basándose en la nueva normativa de facturación y contabilidad:

• El programa deberá generar un registro de facturación por cada emisión de nuevas facturas, además de garantizar su integridad de forma segura.
• El programa deberá asegurar la inalterabilidad de los registros de facturación durante la emisión de la factura electrónica. También la conservación, legibilidad y accesibilidad de todas las facturas emitidas.
• El programa deberá posibilitar el envío de manera automatizada de cada registro a la AEAT para su verificación. La normativa VeriFactu establece asimismo que, en caso de que no se quiera automatizar esta acción, deberá almacenar los registros respetando su integridad.
• El programa de facturación SIF deberá implementar un histórico de eventos para verificar la trazabilidad de la factura expedida.

En definitiva, cualquier software de facturación VeriFactu deberá cumplir con las premisas que acabamos de mencionar para que una factura VeriFactu se considere válida. Tanto la expedición como la identificación de las facturas VeriFactu se podrá hacer a través de software de terceros que cumplan con lo dispuesto en el nuevo Reglamento de Facturación de 2024 o bien mediante el Sistema VeriFactu de la propia Agencia Tributaria.

Dicho de otro modo, los empresarios y profesionales no están obligadas a adquirir un sistema electrónico de facturación de pago como se predecía, pero sí están obligados a cumplir con la emisión de facturas verificables mediante el sistema informático que corresponda, siempre y cuando cumpla las especificaciones técnicas y la normativa aplicable de facturación RRSIF para expedir facturas válidas, como los registros de facturas o la emisión de facturas simplificadas.

¿El Sistema VeriFactu cuándo entra en vigor?

El Real Decreto de factura electrónica ya ha sido aprobado y se espera que se aplique a partir del 1 de enero de 2027. Es decir, todas las empresas y autónomos deberán acogerse a este nuevo sistema electrónico de facturación antes de dicha fecha.

La entrada en vigor de VeriFactu está siendo gradual precisamente para que la entrada en vigor de la factura electrónica no suponga un inconveniente ni para los profesionales que desarrollen actividades económicas —autónomos y pequeñas empresas, pero también medianas y grandes empresas— ni para la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

También para adaptar los sistemas de emisión de facturas existentes en materia de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad.

¿Quién está obligado a implementar VeriFactu?

Ya sabemos qué es el VeriFactu, pero, ¿a quién afecta realmente? ¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas? En términos generales, cualquier contribuyente que desarrolle una actividad económica por cuenta propia, sin distinción entre autónomos y empresas. Es decir, la factura electrónica pasa a ser obligatoria según la AEAT.

La única excepción se aplica a los territorios forales del país y a aquellas empresas que ya se hayan acogido al Suministro Inmediato de Información (SII). En este caso, la factura empresarial se podrá seguir haciendo con los mismos medios que hasta ahora, por lo que será declaración responsable de la empresa o autónomo, ya que el registro no se realiza de forma automática a través de un software certificado.

Por último, las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros deberán cumplir con el reglamento de facturación electrónica un año después de la aprobación de la nueva ley; el resto de empresas y autónomos cuentan con un plazo de dos años a partir de la entrada en vigor de las nuevas obligaciones de facturación electrónica.

¿VeriFactu es gratis?

Depende. Hay que diferenciar entre VeriFactu, que es la nueva forma de validación de factura electrónica, y el Sistema VeriFactu. El primero puede ser integrado en aplicaciones de terceros en forma de programa de facturación y el coste puede variar en función de la empresa.

Por su parte, el Sistema VeriFactu de la AEAT es el sistema de emisión informático de facturación oficial y será de acceso libre y gratuito para garantizar su implementación.

¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y facturas con sello?

En términos generales, ninguna. Si hay algo que diferenciaba las facturas electrónicas con sello de las convencionales es que se podía demostrar la autenticidad de las mismas. Eso sí, su expedición estaba sujeta a programas de terceros y la firma electrónica de la entidad emisora.

El objetivo de VeriFactu es estandarizar su emisión, formato y trazabilidad según lo dispuesto en la nueva Ley Antifraude y el reglamento aprobado por Real Decreto, de manera que no quede sujeta a ciertos ámbitos, aplicaciones o empresas. Para que el software cumpla con la legalidad, el desarrollador del programa debe certificar, bajo su responsabilidad, el cumplimiento de los requisitos técnicos a través de un documento de declaración responsable VeriFactu.

De esta forma, todos los registros de facturación generados cumplen un estándar en términos de integridad, conservación y trazabilidad acorde a las medidas de prevención y lucha contra el fraude.

¿Necesitan tener ahora un QR las facturas?

Así es. Con la entrada en vigor del nuevo sistema VeriFactu, toda factura electrónica deberá llegar consigo un código QR a modo identificativo. ¿Cómo poner código QR en facturas para cumplir con las obligaciones tributarias? Su emisión estará sujeta al programa proporcionado por la empresa que decidamos contratar, así como el software proporcionado por la AEAT.

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