Supongamos que en una sociedad limitada hay un saldo contable en caja superior en 200.000 euros al saldo real. Este saldo se arrastra desde hace muchos años, y procede de la facturación de la sociedad, pero no ingresado en el banco, sino retirado por un socio, sin tributar por ello. ¿Cómo se puede regularizar este saldo para que la contabilidad refleje la situación real de la empresa? ¿Qué consecuencias fiscales se pueden desprender de esta situación?

Estamos ante un error contable, sobre el cual el Plan General Contable lo define: “Se entiende por errores contables las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haberse utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta en la formulación de dichas cuentas”.

Para corregir los errores contables de ejercicios anteriores van a hacer necesario contabilizar algún gasto o ingreso en el ejercicio en curso sin posibilidad de utilizar el grupo 6 ni el grupo 7. La norma 22ª de Registro y Valoración del Plan General Contable (también en el de PYMES) establece que el ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores referidos al error, motivará en el ejercicio actual el correspondiente ajuste, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto en una cuenta de reservas.

En el supuesto al que nos referimos, un socio retiró dinero de caja para su uso propio por 200.000 € que no fue registrado en contabilidad. Por lo que parece esta retirada de la caja no se debe a un reparto del beneficio, sino a una supuesta necesidad del socio que en ningún caso ha repuesto el dinero.

En este caso, el socio debió reponer la cantidad por lo que la sociedad debía tener un crédito contra dicho socio por lo que contablemente se debió haber realizado:

200.000 (551) Cuenta corriente con socios a (570) Caja 200.000

Como ese supuesto no se ha dado y se desprende que el socio no piensa devolver la cantidad retirada (han pasado varios ejercicios), la sociedad tendría que haber realizado una anotación contable para recoger la pérdida:

200.000 (678) Gastos excepcionales a (551) Cuenta corriente con socios 200.000

Corrección del error

Para corregir la situación de acuerdo con la normativa del PGC la anotación contable a realizar con efectos 1 de enero de 2019 será:

200.000 (113) Reservas voluntarias a (570) Caja 200.000

Lógicamente hay que hacer mención en la memoria de esta operación.

De esta manera ajustamos el saldo contable al real y como consecuencia de la misma el saldo de las reservas quedan disminuidas.

Fiscalmente en lo que se refiere al Impuesto de Sociedades, como el ajuste contable realizado no forma parte del resultado del ejercicio (no es del grupo 6) por lo que, en caso de serlo, debemos realizar un ajuste en el impuesto para poder deducirlo.

Así el artículo 19.1 de la Ley del Impuesto de Sociedades dispone que los ingresos y gastos se imputarán en el periodo impositivo en que se devenguen, atendiendo a la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera, respetando la debida correlación de ingresos entre unos y otros. Pero también en su apartado 3, establece que no serán deducibles los gastos que no se hayan imputado contablemente a la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas si así lo establece una norma legal o reglamentaria.

Así en este caso, hemos contabilizado el gasto en una cuenta de neto, y al tener carácter deducible, deberemos hacerlo vía ajuste del impuesto. El ajuste tendrá signo negativo y se considerará como diferencia permanente, no teniendo por tanto incidencia en los ejercicios siguientes.

Hay que tener en cuenta que la ley establece un límite: Se puede deducir una factura de gasto de ejercicios anteriores, si esto no genera una tributación inferior a la que hubiera correspondido de haberlo imputado en la fecha en que realmente era correcto.

Es este último caso, deberemos modificar el impuesto ya presentado si tenemos intención de deducirnos el gasto.

La modificación del impuesto de ejercicios anteriores tendrá sentido siempre que actuemos antes del plazo de prescripción del mismo (cuatro años desde la fecha de la factura o del hecho que debió contabilizarse) por lo que no será posible hacerlo después ni tendremos la posibilidad de deducirnos el gasto.

Como en el caso planteado no existe una factura habrá que tener una justificación documental que se pueda presentar ante la inspección de Hacienda si tenemos derecho a deducir el gasto generado de acuerdo a lo señalado anteriormente.

Por último, si la sociedad puede y pretende deducirse esta pérdida, tenía que haber reciprocidad y por lo tanto, habrá que comunicar a Hacienda la retirada de fondos para que el socio tribute mediante una declaración complementaria por el importe retirado siempre y cuando el hecho no esté prescrito.

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