Las empresas, en ocasiones, pagan al trabajador una cantidad de dinero por dietas y asignaciones para gastos de viaje cuando el empleado tiene que desplazarse o viajar fuera del centro de trabajo.

Estas cantidades supondrían, en principio, una retribución que el trabajador recibe de su empresa y aunque debería incluirse en la declaración de la renta, Hacienda considera que hay una serie de gastos que no deben tributar. Por eso, se establecen límites en esas cantidades que estarían exentas, mientras que los excesos sí habría que declararlos.

A veces, la Agencia Tributaria reclama al contribuyente justificar dichos gastos de viaje y dietas. ¿Cómo habría que actuar ante esta situación? ¿Qué fiscalidad tienen estos gastos?

La justificación de las dietas al trabajador solo procede en el caso de relaciones laborales de carácter dependiente (comerciales); en los demás casos la justificación de las dietas corresponde a la empresa o entidad pagadora de los rendimientos de trabajo.

Todo ello siempre que se trate de una relación laboral o estatutaria, ya que el régimen de dietas previsto en el artículo 9 del Reglamento del IRPF únicamente es de aplicación a los contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo como consecuencia de una relación laboral (estatutaria en el caso de los funcionarios públicos) en la que se dan las notas de dependencia y alteridad.

Para aquellos contribuyentes que no tienen esa relación laboral o estatutaria, pero cuyas retribuciones constituyen rendimientos del trabajo, también puede incurrirse en gastos de desplazamiento que sean consecuencia de la actividad desarrollada por estas personas, en este caso de las funciones como socios que desarrollan su trabajo en la sociedad, pero no bajo las circunstancias de desplazamiento previstas en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto. En estos casos, a la sociedad se le producen unos gastos como consecuencia de la actividad de sus socios, entre los que se encuentran los de desplazamiento, que no constituyen la retribución, ni directa ni indirectamente, de la prestación de un servicio de estos socios, del mismo modo que no existe renta cuando una persona utiliza los medios que le pone a su disposición su pagador para desarrollar su actividad.

No obstante, para que pueda apreciarse que existe un «gasto por cuenta de un tercero», en este caso de la sociedad, es preciso que se cumplan los siguientes requisitos:

1º.- Que la relación que une al contribuyente con el pagador sea de las previstas en el artículo 17.2 de la Ley del Impuesto, o, lo que es lo mismo, que no se tenga derecho al régimen de dieta exonerada de gravamen en los términos previstos en la Ley y el Reglamento.

2º.- Que los gastos en que incurra la entidad tengan por objeto poner a disposición de sus socios de trabajo los medios para que estos puedan realizar sus funciones, entre las que se encuentran los necesarios para su desplazamiento.

Por el contrario, si el «pagador» se limitara a reembolsar los gastos en que aquellos han incurrido, sin que pueda acreditarse que estrictamente vienen a compensar los gastos por el necesario desplazamiento para el ejercicio de sus funciones, podríamos estar en presencia de una verdadera retribución, en cuyo caso las cuantías percibidas estarían plenamente sometidas al Impuesto y a su sistema de retenciones.

Las dietas y asignaciones para gastos de viaje se consignan en el modelo 190 con clave L y subclave correspondiente. Si la empresa las declara correctamente en el modelo 190, al trabajador en sus datos fiscales figurarán como dietas exceptuadas de gravamen.

La empresa debe guardar todos los justificantes del desplazamiento o de la dieta para justificar la misma. Tenga en cuenta que el artículo 9 del Reglamento del impuesto exige una serie de requisitos para que las cantidades abonadas respondan al concepto de dietas (Que traten de compensar gastos de manutención y estancia en establecimientos de hostelería; Que en cada uno de los municipios distintos del habitual del trabajo no se permanezca por el perceptor más de nueve meses (límite temporal) y, que tales dietas no superen los límites cuantitativos señalados en dicho artículo 9.A.3, letra a), del Reglamento del Impuesto).

Las cantidades satisfechas por gastos de manutención en desplazamientos con pernocta o no dentro del territorio español o al extranjero, a municipios distintos del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, no necesitan acreditación en cuanto a su importe, en referencia a los límites cuantitativos que en dicho precepto se señalan, para su consideración como asignaciones para gastos normales de manutención exceptuadas de gravamen, sin perjuicio de la acreditación por parte del pagador del día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

Respecto a la justificación que deberá efectuarse por el pagador de la realidad de los desplazamientos, la misma podrá realizarse por medio de cualquiera de los medios de prueba admitidos en Derecho.